Document management

Misschien heeft u er wel eens van gehoord: document management. Maar wat houdt dit precies in? En wat zijn de voordelen? Wij leggen het graag aan u uit. 

Wat is document management?

Document management is het efficiënt inrichten van de informatiebehoefte en de levenscyclus van documenten. Document management faciliteert het samen werken aan documenten. DM zorgt ook dat documenten beschikbaar en vindbaar zijn en dat de authenticiteit van documenten gewaarborgd wordt. Als laatste zorgt document management er ook voor dat documenten zo nodig op de juiste manier vernietigd worden. 

Wij nemen uw document management graag uit handen. Neem vrijblijvend contact met ons op of kom naar een van onze showrooms voor meer informatie. 

Voordelen document management

Het grootste voordeel van document management is dat documenten direct opgeslagen worden binnen uw bedrijfsapplicatie als een 100% op tekst doorzoekbaar en beveiligd PFD/A bestand. Door de gemaakte koppeling kunnen bijvoorbeeld CV’s aantekeningen, contracten, identiteitsbewijzen en alle andere documenten direct achter de cliëntenkaart worden geplaatst. Hierdoor hebben u en uw werknemers direct alle gegevens digitaal beschikbaar.

Overige voordelen van document management:

• Nooit meer zoeken in archiefkasten;
• Geen tijd meer kwijt zijn aan het zoeken van de juiste documenten;
• U realiseert gemiddeld een kostenbesparing van 20% op de arbeidsuren.

Kunnen wij u verder helpen?

De overgang naar een digitaal archief neemt veel tijd en energie in beslag. De handelingen tijdens dit proces zijn namelijk tijdrovend en moeten vaak herhaald worden. Door gebruik te maken van onze workflow solutions zijn deze handelingen niet meer van toepassing. Onze oplossingen hebben een directe verbinding met uw bedrijfsapplicatie (denk aan Exact, Office365, AFAS en Basenet). U hoeft namelijk alleen een aantal vragen te beantwoorden en vervolgens wordt het document direct bewaard en voorzien van de juiste bestandsnaam.

Wij nemen uw document management graag uit handen. Heb je nog vragen over deze service? Ons serviceteam staat klaar om u te helpen bij al uw vragen. U bent ook van harte welkom in één van onze showrooms waar u zich uitvoerig kunt laten adviseren door onze productspecialisten.