Digitaal archiveren 

Iedere dag worden er binnen een kantoor, maar ook thuis, ontelbaar veel nieuwe documenten aangemaakt. De een heeft een nette mappenstructuur waar alle documenten op de juiste manier in worden gezet. De ander maakt er misschien een rommel van en slaat alle documenten los op de server op. Vaak wordt gedacht dat de eerste manier, het netjes en gestructureerd opslaan van documenten in een mappenstructuur, digitaal archiveren is. Maar digitaal archiveren gaat nog een stap verder! 

Wat is digitaal archiveren?

Veel mensen verwarren deze mappenstructuur met een digitaal archief. Een mappenstructuur is géén digitaal archief, maar heeft in eerste oogopslag wel de kenmerken ervan. Digitaal archiveren met een mappenstructuur kan leiden tot de nodige problemen met informatie en soms zelfs met bedrijfsgevoelige informatie. Documenten raken kwijt, zijn onvolledig of representeren niet de laatste versie door het per ongeluk overschrijven, het op een verkeerde locatie opslaan of een eigen interpretatie over hoe je moet archiveren. Voor het op de juiste manier digitaal archiveren maken wij gebruik van een speciaal voor archiefbeheer ontwikkelde software en speciaal voor archiefopslag ontwikkelde hardware. 

Voordelen van digitaal archiveren 

Het digitaal archiveren van data brengt veel voordelen met zich mee. Het grootste voordeel is dat er een centraal archief is, waar alle gegevens verzameld worden. Een ander voordeel is een verhoging van de efficiëntie, door het gestructureerd opslaan van bestanden. U zult geen tijd meer kwijt zijn aan het zoeken van bepaalde documenten. Deze zijn gemakkelijk terug te vinden. Met een digitaal archief voldoe je ook aan de wet- en regelgeving wat betreft het opslaan van facturen en beveiliging van bepaalde gegevens. 

Kosten van digitaal archiveren 

De kosten van digitaal archiveren zijn erg verschillend. Niet iedere organisatie heeft dezelfde wensen en eisen ten aanzien van het archiefbeheer en archiefopslag. Wij werken met de beste maatwerkpakketten tegen de laagste prijzen. Neem voor een prijsindicatie contact met ons op.

Kunnen wij u verder helpen?

Heeft u vragen over ons digitale archiveringssysteem? Wij helpen u graag! Ons serviceteam staat klaar om u te helpen bij al uw vragen over de digitaal archiefbeheer en digitaal archiefopslag en de kosten hiervan. Samen gaan we op zoek naar de juiste oplossing. Neem vrijblijvend contact met ons op.